அலுவலக முகாமை முறைமை மற்றும் நடைமுறைகள்

1) அலுவலக முகாமைத்துவம் என்றால் என்ன?

உலகில் மாறிக்கொண்டிருக்கும் சூழலுக்குள் அமைப்பொன்றின் நோக்கங்களை நிறைவு செய்து கொள்வதற்கு தனிப்பட்டவர்களுடன் அல்லது தனிப்பட்டவர்கள் மூலமாக வரையறுக்கப்பட்ட வளங்களை செயற்றிறனுடன் பயன்படுத்துவதற்கான செயற்பாடுகள் அலுவலக முகாமைத்துவம் எனப்படும்.

2) அலுவலக ஒழுங்குமுறையின் நோக்கம் யாது?

1. ஒரு முகாமையாளர் தமது பகுதி வேலைகள் அனைத்தையும் ஊழியர்கள் மூலம் செயற்படுத்தி உயர்ந்த நன்மைகளை பெற உதவுவதே ஒழுங்கு முறையின் நோக்கமாகும்.

3) அலுவலக ஒழுங்கு முறை பிரயோகிக்கப்படும் வரையறை அம்சங்கள் எவை?

1. ஒரு நோக்கத்தை வரையறை செய்தல்
2. சூழலை வரையறை செய்தல்
3. தேவைப்படும் வளங்களை வரையறை செய்தல்
4. தேவைப்படும் அமைப்பு முறையை வரையறை செய்தல்
5. முகாமையாளருக்கு வேண்டப்படும் தகைமைகளை தீர்மானித்தல்.

4) அலுவலக ஒழுங்கு முறையின் முக்கியத்துவங்களை குறிப்பிடுக.

1. வேலைகளில் ஏற்படும் தடங்கல்களையும், தாமதத்தையும் தடுக்கிறது.
2. வேலைகளை துரிதமாக செய்ய உதவுகின்றது.
3. ஒழுங்கு முறையானது உள்ளக செவ்வை பார்த்தலையும் தன்னகத்தே அடங்கியுள்ளதால் களவு பிழை முதலியவற்றை தடுக்கவும், கண்டுபிடிக்கவும் உதவும்.
4. நேரடித் தொழிலாளர் செலவு, மிகைச் செலவு ஆகியவற்றில் சேமிப்பை ஏற்படுத்துகின்றது.
5. புதிய பிணயாளருக்கு பயிற்சியளிக்கவும், புதிய அலுவலரை அறிமுகம் செய்யவும் இது உதவுகின்றது.
6. படிவ உபயோகத்தால் அடையக்கூடிய முழுப்பயனையும் அடைய முடிகின்றது.

5) அலுவலக முகாமைத்துவத்தில் திட்டமிடுதலின் நோக்கங்கள் எவை?

1. திணைக்களத்தின் நோக்கத்தை இலகுவில் அடைய வழி அமைத்துக் கொடுக்கின்றது.
2. முகாமையின் ஏனைய தொழிற்பாடுகளான ஒழுங்கமைத்தல், ஒருங்கிணைத்தல், நெறிப்படுத்தல், கட்டுப்படுத்தல், ஆகியவற்றைச் சிறப்பாக கொண்டு நடாத்த வைப்பது திட்டமிடல் மூலமேயாகும்.
3. அலுவலகத்தின் செயற்பாட்டிற்கு ஏற்ப பணியாளருக்குப் பொறுப்புக்கள் பகிர்ந்தளித்தல்.
4. தொழிலாளர்கள் ஊக்குவிக்கப்படுதலுக்கும் அதன் மூலம் அவர்களது முழுத்திறமைகளையும் நிறுவனம் பெற்றுக் கொள்வதற்கும் திட்டமிடல் வழிவகுக்கின்றது.
5. எதிர்காலத்தில் நிறுவனத்திற்கு ஏற்படக்கூடிய தடைகளை உணர்ந்து அத்தடைகளை நீக்குவதற்கு திட்டமிடல் வழிசெய்கின்றது.
6. பொறிகள், இடம், மனிதவளம், நேரம் போன்ற மூலவளங்களில் இருந்து அதிகூடிய உச்ச பலனை பெறுவற்கும், வீண் விரயங்களை தடுப்பதற்கும் வழியேற்படுகின்றது.
7. எதிர்கால தேவை நோக்கி மாற்றங்களை செய்வதற்கு திட்டமிடல் அவசியமாகின்றது.

6) அலுவலகத்தின் ஒழுங்கமைத்தல் தொடர்பில் மேற்கொள்ள வேண்டிய நடவடிக்கைகளை குறிப்பிடுக.

1. வேலைகளைச் சரியாக பகிர்ந்தளித்தல்
2. வேலைகளை நிறைவேற்றக்கூடிய பொறுப்பையும் அதிகாரத்தையும் பகிர்ந்தளித்தல்.
3. ஏனைய ஊழியர்களுடன் சிறந்த உறவுமுறையை ஏற்படுத்துதல்
4. ஊழியரின் விருப்பத்திற்கேற்ப மாற்றங்களை ஏற்படுத்துதல்
5. ஊழியர் மத்தியில் சிறந்த ஒழுக்கத்தை பேணுதல்
6. ஊழியரை பயிற்றுவித்தல்
7. ஊழியர் குழுவை உற்சாகப்படுத்துதல்
8. ஊழியர்களிடையே குழு மனப்பான்மையை ஏற்படுத்துதல்.

7) சிறந்த அலுவலக ஒழுங்கு முறைக் கோட்பாடு எவ்வாறு அமைதல் வேண்டும்?

1. மேற்பார்வையை தவிர்க்கவல்ல எளிமையானதாக அமைதல் வேண்டும்.
2. சிறப்பு திறமையின் பயனை இயன்றளவு பெறுதல் வேண்டும்.
3. தடைகளை தவிர்த்து வேலைகளை சிறந்த முறையில் விரைவாகச் செய்யக் கூடிய முறையில் உருவாக்குதல் வேண்டும்.
4. வேலைப் பெருக்கத்தை படிவ உபயோகத்தின் மூலம் குறைக்க வேண்டும்.
5. தேவையற்ற செவ்வை பார்த்தலை தவிர்க்க வேண்டும்.
6. அலுவலக இயந்திரங்கள் பொறிகளின் முழு உபயோகத்தையும் பெறக்கூடியதாக இருத்தல் வேண்டும்
7. செய்யப்படும் செயல்கள் யாவும் வேலைகளை துரிதப்படுத்தும் நோக்கத்தை கொண்டதாக அமைதல் வேண்டும்.
8. புறநடை கோட்பாட்டை இயன்றளவு பயன்படுத்தல் வேண்டும்.

8) அலுவலக முறைமைகள் அவற்றின் நடைமுறைகள் என்பன விரைவாக மாற்றமடைந்து வருவதன் காரணமாக அலுவலகத்தின் நோக்கம் நிறைவேறும் வகையிலான சேவைக்கு ஊழியர்களின் பங்களிப்பினை குறிப்பிடுக.

• காலத்துக்கேற்ற விரைவான மாற்றத்துடன் ஊழியர்கள் இணைந்து செல்வது அவசிய மானதாகும். எனவே ஊழியர்கள் போதியளவு பயிற்சி மற்றும் திறன்களைப் பெற்றுக் கொள்வதன் மூலம் அவற்றைப் பூர்த்தி செய்ய முடியும்.

9) அலுவலக குறிக்கோள் வெற்றியடைய வேண்டுமாயின் எவ்வாறான நோக்கங்கள் நிறைவேற்றப்பட வேண்டும்?

• உரிமையாளர் நோக்கம்

இலாபத்தன்மை, திரவத்தன்மை, முறிவடையாமை, கடன்சேவை

• ஊழியர் நோக்கம்

தொழில்திருப்தி, பதவி உயர்வு, தொழில் விருத்தி, விருப்பமான சூழல்

• வாடிக்கையாளர் நோக்கம்

தரமான பண்டம், தரமான சேவை, குறைவான விலை, உயர்தரசேவை

• சமூக நோக்கம்

சட்ட திட்டம், அறநெறி செயற்பாடு, சூழல் பாதுகாப்பு, சமூக சேம நலன்

10) அலுவலக முறைமை என்றால் என்ன?

• ஒரு அலுவலகத்தில் என்ன வேலைகள் செய்யப்படுகின்றன அவை எவ்வாறு நிறைவேற்றப்படுகின்றன என்பதை ஒழுங்கு ரீதியாக கூறுவது அலுவலக முறைமை எனப்படும்.

11) அலுவலக தொழிற்பாடுகளை இரண்டு வகைப்படுத்தலாம் அவை எவை?

1. அலுவலகத்தின் அடிப்படைத் தொழிற்பாடுகள்
2. அலுவலகத்தின் நிர்வாக முகாமைத் தொழிற்பாடுகள்

12) ஒரு அலுவலகத்தின் அடிப்படைத் தொழிற்பாடுகள் என்ன?

• அ) தேவைக்கேற்ப தகவல்கள் அல்லது தரவுகளைப் பெற்றுக் கொள்ளல் தேவைக்கேற்ப அவற்றைப் பதிவு செய்தல்
• ஆ) ஒரு அலுவலகத்திற்கு நிறுவனத்தின் செயற்பாடுகள் தொடர்பாக பல்வேறு வகையான தகவல்கள் கிடைக்கும். இத் தகவல்கள் கடிதங்களாகவோ, தொலைபேசி அழைப்புகளாகவோ அன்றி அறிக்கைகளாகவோ கிடைக்கப்பெறும். பெற்றுக் கொள்ளப்பட்ட தகவல்களை ஒழுங்கான முறையில் பதிவு செய்து, அலுவலகத்தின் நோக்கத்திற்கு ஏற்ப பாகுபடுத்தி, தேவை ஏற்படும் போது வழங்குவதற்கு தயாராக அவற்றினை வைத்திருத்தல்,
• இ) சில தகவல்கள் அடங்கிய ஆவணங்கள் சட்டப்படி வைத்திருக்கப் பட வேண்டுமாயின் அவைகள் பதிவு செய்து சேமிக்கப்படுவதுடன் தற்காலத்தில் கணினிகள் மூலமே தகவல்கள் யாவும் பதிவு செய்யப்பட்டு சேமிக்கப்படுகின்றன.
• ஈ) தேவைக்கேற்ப தகவல்கள் அல்லது தரவுகளை ஒழுங்குபடுத்தி தேவையான வடிவத்தில் அதனை வழங்குவதற்கு தயாராக வைத்திருத்தல் வேண்டும்.
• உ) அலுவலகத்தில் உள்ள சொத்துக்கள் வளங்கள் (ஆவணங்கள்) சரியாகப் பேணிப் பாதுகாக்கப்படல் வேண்டும். சொத்துக்களில் ஏதேனும் மோசடிகள் காணப்படும் வேளைகளில் அவை உரிய அதிகாரி களுக்கு அறிவிக்கப்படுவதுடன் உரிய நடவடிக்கை மேற்கொள்ளப் படல் வேண்டும்.
• ஊ) வாடிக்கையாளரின் தேவைகளை நன்கு அறிந்திருப்பதுடன் அவர்களது தேவைகளை பூர்த்தி செய்யக்கூடிய முறையில் நடைமுறைகளை ஒழுங்குபடுத்திக் கொள்ளல்.

13) அலுவலகத்தின் நிர்வாக முகாமைத் தொழிற்பாடுகள் எவை?

• செயல் முறைகளை அமைத்தல்.
• பொது மக்கள் தொடர்புத் தொழிற்பாடுகள்
• பதிவுக் குறிப்புகளை வைத்திருத்தல்.
• சொத்துக்களைப் பாதுகாத்தல்.
• அலுவலகத்தின் படிவங்களை வடிவமைத்தல்.
• எழுது பொருட்களை கண்காணித்தல்.
• ஒருமுகப்படுத்தல்.
• பணியாளர் தொழிற்பாடுகள்

14) ஒரு முகாமையாளர் பின்பற்ற வேண்டிய செயன்முறைகள் யாவை?

1. கிடைக்கக்கூடிய வளங்களை அடையாளம் காணல்
2. அவ்வளங்களை பாவிப்பதிலுள்ள தடைகளை அறிந்து நீக்குதல்
3. மதிப்பிடுதலும் எதிர்காலத்தை முன்னுணர்தலும்
4. வரவு செலவுத்திட்டம் தயாரித்தல்
5. வேலைகளை நடைமுறைப்படுத்தும் திட்டத்தை வகுத்தல்
6. வேலையின் கஸ்டமான பகுதிளை அடையாளம் காணுதல்
7. திட்டமிட்ட வேலைகளையும் பொறுப்புக்களையும் பகிர்ந்தளித்தல்.
8. ஊழியரைப் பயிற்றுவித்தல்
9. குறிக்கோள்களை மறுபரிசீலனை செய்தல்.

15) ஒரு நிறுவனத்திற்கு அலுவலகமானது எந்த விடயங்களில் முக்கியத்துவம் பெறுகின்றது?

• அ) ஒரு தகவல் வளங்குனராக,
• ஆ) ஒரு ஒருங்கிணைப்பாளராக,
• இ) ஒரு நிர்வாக மையமாக,
• ஈ) ஒரு கட்டுப்பாட்டு மையமாக,
• உ) ஒரு சேவை மையமாக,

16) நெறிப்படுத்தல் என்றால் என்ன?

• வேலைகளில் ஈடுபடுத்தப்படுகின்றவர்களுக்கு தேவையான அறிவுறுத்தல், ஆலோசனைகள், பணிப்புரைகள் ஆகியவற்றை வழங்கி அவர்களின் நடத்தையை நிறுவனத்தின் நோக்கத்திற்கேற்ப வழிநடத்துதல். நெறிப்படுத்தல் எனப்படும்.

17) நெறிப்படுத்தலில் உள்ளடங்கும் விடயங்கள் யாவை?

• அ) தகவல்களை பெறுதல்
• ஆ) அவற்றை அனுப்புதல்
• இ) அவற்றின் அபிவிருத்தியை ஏற்படுத்துதல்.
• ஈ) ஊழியர்களுக்கான வசதிகள்
• உ) பயிற்சிகள், ஊக்குவிப்புகள்,
• ஊ) மேற்பார்வை

18) ஒரு நிறுவனத்தில் ஒருங்கிணைத்தல் என்பதால் கருதப்படுவதென்ன?

• ஒரு குறிப்பிட்ட நன்மையை பெறுவதில் பல்வேறு செயல்வகைகளோடு செயலாளர்களையும் சிறந்த வகையில் இணைத்தல் ஒருங்கிணைத்தல் எனப்படும்.

19) ஒருங்கிணைத்தலின் வகைகள் எவை?

1) நடைமுறை ஒருங்கிணைப்பு

உறவு முறையில் ஒரு தெளிவான இணக்கத்தை ஏற்படுத்துவது நடைமுறை ஒருங்கிணைப்பு எனப்படும்.

2) வேலை ஒருங்கிணைப்பு

உற்பத்தி நிறுவனங்களின் ஒவ்வொரு பிரிவின் செயற்பாடுகளையும் ஒருங்கிணைத்து இடுகை, பெறுகை என்ற முடிவினை அடைவது.

20) ஒருங்கிணைத்தலின் முக்கியத்துவங்களை குறிப்பிடுக?

1. பொதுநிர்வாகத் துறையில் ஏற்படும் மாற்றங்களானது செயல்களில் இரட்டிப்பையும், ஒன்றையொன்று மேவுதலையும் உண்டுபண்ணுவதால் ஒருங்கிணைப்பு அவசியமாகின்றது.
2. அதிகாரமும், தீர்மானமெடுத்தலும் பரவலாக்கப்படும் போது ஏற்படும் சிக்கல்களை தவிர்ப்பதற்காக ஒருங்கிணைப்பு அவசியமாகின்றது.

21) ஒருங்கிணைத்தல் தொடர்பிலான அடிப்படையம்சங்கள் யாவை?

1. நோக்கங்களையேற்றல் – நோக்கங்களையடைவதில் சகல பிரிவுகளையும் ஏற்கச்செய்வதே ஒருங்கிணைத்தலின் நோக்கமாகும்.
2. அவசியத்தையுணர்தல் – நோக்கத்தின் அவசியம் உணரப்படாவிட்டால் ஒருங்கிணைத்தலில் குறைபாடு ஏற்படுகிறது.
3. கால அவகாசம் – ஒருங்கிணைத்தலை அடைய வேண்டுமாயின் காலதாமதம் ஏற்படலாம். எனவே வேகம், ஒருங்கிணைத்தல் எனும் இரு அம்சங்களிலும் நிர்வாகி அதன் அவசியத்தையுணர்ந்து செயற்படவேண்டும்.
4. தொடர்பு – செயலில் சம்பந்தப்படுபவர்களை அழைத்துக் கலந்துரையாடி அவர்களின் அனுசரணையுடன் நோக்கத்தை நிறைவேற்றுவதற்கு தொடர்பு அவசியம்.
5. மத்தியப்படுத்தல் – அரசியல் நிர்வாக முறையில் ஒருமுகப்படுத்தல் அவசியமாகின்றது